共同体办公自动化系统功能简介

发布时间:2009-10-27

1.概述

       学院路地区高校教学共同体包含十六所成员高校,并且还在不断发展壮大中。共同体面向的服务对象是各所高校数以万计的本科生,再加上各所高校地理位置等因素的限制,共同体成员之间的通讯及办公条件都非常不便利。此外,共同体的工作人员本身也有大量的工作需要处理,常常造成混乱的局面,致使共同体的工作效率一直不理想。
 
       为建设先进、实用、稳定、可靠的办公自动化系统,我们在全国相关范围内进行了广泛调研,对全国各地的教学共同体办公自动化现状进行了深入分析,在此基础上对学院路地区高校教学共同体办公自动化系统建设进行了整体规划,明确了本系统建设的目标、原则、任务和主要建设项目。
 
       本项目旨在开发一套功能完善的共同体办公自动化系统,有效减轻共同体成员的工作负担,减少共同体在人力与物力资源上的花销,缩减共同体的运营成本、提高共同体的办公效率。
 
  学院路地区高校教学共同体办公自动化系统主要解决了如下问题:
 
l 创造一个集成化的办公环境,为工作人员提供多功能的桌面办公环境,解决办公人员处理不同事务需要使用不同工作环境的问题;
 
l 支持信息传递,解决由人工传送纸介质或磁介质信息的问题,实现工作效率和可靠性的有效提高;
 
l 提供具有工作流性质的处理过程和监督功能,解决共同体各成员协作问题,推动成员间的高效率协作;
 
l 提供集成处理与发布信息的工作平台,解决以往信息收集、处理和发布过程相分割的问题,减少不必要的交接环节,提高工作便利性;
 
l 提供与其它管理信息系统(课程学习中心系统)的信息交流,解决由于数据标准不一致而造成的信息收集困难的问题,减少额外的工作量和大量重复劳动。
 
       总之,办公自动化系统必须能够确保共同体各个成员高校,以及所有有关的办公人员都可以在桌面计算机上处理日常工作,在网络上完成绝大部分公文的处理和传送工作,以计算机网络通信取代磁介质和纸介质的传送,提高各成员之间的协作效率,确保共同体能够方便、及时获得各种信息和统计数据,立即知晓各项工作的进展情况。
 
2.系统主要功能介绍
 
2.1个人信息管理
 
       用户组登录系统后,可以通过个人信息管理功能编辑修改自己的个人信息,如用户登录密码、电子邮件地址、联系方式等,以便共同体工作人员直接及时联系沟通。
 
2.2个人事务管理
 
  个人事务管理充分体现出办公自动化系统的特色。个人事务管理平台帮助用户及时查收共同体最新通知、工作事宜,并可查看共同体各种公文,帮助工作人员及时掌握共同体最新动态和管理政策。
 
2.3个人文档
 
 
 
       系统为用户提供了方便、全面的个人文档管理功能。在此功能性用户不仅可以上传、下载自己的文档,还可以根据需要将文档分享给其他系统用户,供其查看。
  
       另外,系统设计了一套完善的协作平台机制,根据文档创建者设定的权限,多个用户可以对同一文档进行修改,合作完成文档编辑。在此平台的帮助下,用户将省去大量因文档的传递和信息联络带来的麻烦,能够轻松快捷的完成工作。
 
2.4通讯簿
 
  为方便共同体成员间进行相互联络,系统提供了通讯簿功能。在此平台下,本校教务可以将自己学校的相关共同体工作人员的联系方式上传到系统中,供其他用户查看,以便及时联系。当某工作人员联系方式改变时,只需联系本校教务及时将最新信息更新到系统中即可。
 
2.5会议管理
 
       会议管理功能包括添加会议备忘、编写会议纪要、查看会议信息等功能。用户可以将需要参加的会议名称、时间、地点等信息录入系统中,以便自己及时查看,避免遗忘。同时,系统提供记录会议纪要功能,用户可将会议的重要信息录入系统中,以便随时查看。当会议记录较多时,系统提供按时间查找功能,让用户能方便的查看任意一天地会议信息。
 
2.6数据统计
 
       考虑到共同体日常事务繁琐,数据信息量巨大,系统提供了一套完整的数据统计功能。可以将共同体几乎所有数据进行统计分析。并且提供不同规则的统计方式,比如选课信息,不仅可以按学期进行分类统计,也可以按学校进行分类统计。
 
       数据统计帮助共同体工作人员及时了解共同体的发展状况及发展趋势,为管理人员指定新的政策和做出新的决策提供可靠的参考依据。
 
       当然,考虑到保密性问题,数据统计并非对所有用户开放。一般用户只能查看自己学校的相关数据信息,只有系统管理人员可以看到所有学校的数据统计资料。
 
2.7系统用户管理
 
  作为系统管理人员可以对系统的用户进行管理。由于系统没有注册功能,只有管理员添加到用户才可登录系统进行使用。管理员为用户指定用户名和密码,并设置用户权限,并将信息通知给共同体相应工作人员。
 
3.系统特性
 
       本系统针对共同体日常工作流程和需要进行设计开发,是一套为学院路共同体量身定做的办公自动化系统。除了办公自动化系统常见的文档、事务、会议管理功能外,还特别设置了邮件提醒功能,通知用户及时查看共同体最新信息动态。
 
       另外,系统设计了强大的数据统计分析功能,可以对共同体的各种数据按照不同形式进行统计分析,统计结果不仅以列表形式显示,还能绘制出曲线图、柱状图等多种数据统计图,使繁杂的数据变得清晰直观,便于用户查看分析。
 
通过本系统的开发,实现了以下目标:
 
 
 
l 大大地提高共同体的工作效率,实现各成员高校信息共享;
 
l 与共同体现有的课程学习中心系统实现部分数据共享,便于查找分析;
 
l 消除共同体成员间通讯的延迟,及时进行电子邮件通知,进一步提高办公效率;
 
l 提高共同体的管理水平,体现当今的时代气息;
 
l 清晰准确的数据统计分析,有效提高办公质量;
 
l 准确了解和掌握共同体各项建设发展状况,为科学决策提供依据。
 
4.系统技术特点
 
       自动化的办公流程系统能够对所有的办公事务过程进行细致的分析,提供灵活的默认操作定义,使工作可以不受阻滞地自动向前进行。多用户之间进行协同工作时,工作人员不需要离开工作岗位,也不需要使用另外的办公软件便可以直接完成。
 
  系统成功地解决了共同体工作复杂繁琐的流程问题,确保工作流程合理化、自动化,推动各共同体成员之间的高效率协作,有效解决了共同体各成员中普遍存在的工作拖沓积压、工作效率低下的问题。
 
  系统特别针对共同体日常工作特点进行设计开发,所有功能都具有针对性,是为共同体量身定做的办公自动化系统。比如发布通知,用户随时可以根据通知内容决定通知接受对象,通知一旦发出系统将立刻向所有通知对象发送电子邮件进行提醒,以便通知内容能够及时准确的传达。又比如数据统计,系统将收集历年来的共同体课程、专业、选课数据信息,自动分析统计,并绘制相应图标,帮助用户进行数据分析。
 
  友好的Web应用允许用户使用标准的Web浏览器,就像使用办公自动化系统中所提供的各种功能一样,系统界面友好,操作简单,即便是对计算机知识知之不多的普通用户也能够自如地使用。
 
5.总结
 
       学院路地区高校教学共同体办公自动化系统在Unix平台上运行稳定、性能优越、安全性高。同时,系统在设计上考虑到与共同体现有的课程学习中心系统的兼容性,因此,共同体在布署办公自动化系统时能够充分利用在其现有的服务器资源和Unix平台上的原有投资,不需要另外购买昂贵的服务器,从而有效节省投资。如今,共同体已有的16所成员高校均建有自己的校园网络,共同体的工作人员可以通过互联网进行轻松通讯,无需另建网络基础设施。使用办公自动化系统的用户能够迅速及时地传递信息,各成员高校通过办公自动化系统实现高效率的工作协同与交流,可以通过讨论区及时获得同行和其他共同体成员的相关经验,大大提高工作效率,工作人员因此得以从琐碎的办公事务中解放出来,把精力集中于更能体现个人创造力的方面学院路地区高校教学共同体办公自动化系统的应用推广,将有效地推动共同体办公和管理工作的改革,帮助共同体的办公与管理稳步向数字化时代迈进。